INFORMÁTICA BÁSICA II: TABLAS DINÁMICAS

· TABLAS DINÀMICAS

INSERTAR TABLAS DINÁMICAS

DESARROLLO:

¿PARA QUÉ SIRVEN Y POR QUÉ ES IMPORTANTE EL USO DE LAS TABLAS DINÁMICAS?

Una tabla dinámica es un término utilizado comúnmente en el procesamiento de datos y diversos tipos de programas de computadora hacen uso de ellas. Excel no es la excepción y es famoso por permitir crear fácilmente una tabla dinámica.

Las tablas dinámicas nos permiten crear diferentes vistas de los datos de acuerdo a las variables que deseemos integrar. Con una tabla dinámica tendremos una gran cantidad de posibilidades de comparación de manera que podremos hacer un análisis muy exhaustivo de la información sin necesidad de estar creando reportes individuales.

Las tablas dinámicas nos permiten resumir fácilmente los datos y hacer comparaciones distintas entre cada uno de los resultados. Es posible también crear tablas dinámicas basadas en múltiples hojas de Excel lo cual nos permite analizar fácilmente la información sin necesidad de integrar todos los datos en una sola tabla.

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Tabulación cruzada

Antes de explicar los beneficios de una tabla dinámica debo explicar un concepto conocido como tabulación cruzada el cual es un término estadístico que se refiere a una tabla de datos que nos permite combinar el resultado de dos variables.

Por ejemplo, supongamos que levantamos una encuesta en donde los participantes nos han dejado la siguiente información:

Como resultado de esta encuesta queremos saber la cantidad de hombres que son diestros, así como la cantidad de mujeres que son zurdas. Este tipo de preguntas son complicadas de responder utilizando la tabla anterior por lo que la tabulación cruzada nos sugiere crear una tabla diferente que nos permita responder a este tipo de preguntas. La tabla sugerida es la siguiente:

Observa que las columnas de la nueva tabla son los posibles valores de la columna Lateralidad de la primera tabla y como filas están los posibles valores de la columna Género también de la primera tabla.

Esta transformación de tablas es conocida como tabulación cruzada la cual nos indica que en las columnas y filas de la nueva tabla estarán los posibles valores de las dos variables y en el cruce de cada columna y fila estará la cantidad de veces que aparecen los pares correspondientes.

Con este tipo de tabla podemos responder a más de una pregunta como las formuladas previamente. Podemos saber fácilmente la cantidad de hombres diestros o zurdos o saber la totalidad de las mujeres encuestadas.

· Tabulación cruzada en Excel

Podríamos construir una tabla como la sugerida anteriormente utilizando sólo fórmulas de Excel, pero la cantidad de tiempo que nos llevará crearla será considerable y aumentará de acuerdo a la cantidad de posibles valores de las variables.

Conociendo el grande beneficio de la tabulación cruzada se creó en Excel la funcionalidad de tablas dinámicas la cual nos permite crear una tabulación cruzada sin ponderar con tan solo arrastrar y soltar cada una de las variables dentro del área apropiada.

Para crear una tabla dinámica en Excel solo seleccionamos la tabla de datos original y pulsamos el botón Insertar > Tabla dinámica y Excel nos permitirá definir las filas y columnas de la tabla dinámica.

Si quisiera intercambiar las etiquetas de fila por las etiquetas de columna sería tan sencillo como arrastrar y soltar los campos en una nueva ubicación y la tabla dinámica reflejaría los cambios al instante.

· PUEDO GENERAR GRÁFICOS DINÁMICOS, EXPLIQUE SU IMPORTANCIA.

Puede ser difícil obtener una visión global cuando los datos están en un gráfico dinámico grande o cuando la mayoría de los datos son complejos e incluyen texto y números con encabezados de columna, como el siguiente:

Con un gráfico dinámico le será más fácil darles sentido a los datos. Aunque un gráfico dinámico muestre las series de datos, las categorías y los ejes de gráficos igual que un gráfico estándar, también incluye controles de filtrado interactivos en el mismo gráfico, lo que le permite analizar rápidamente un subconjunto de datos.

· La importancia de los gráficos en Excel

Excel es uno de los programas más utilizados en el mundo para crear y diseñar gráficos. La importancia de los mismos es fácilmente demostrable, al visualizar más rápidamente una tendencia o los resultados de una empresa en una gráfica que en una tabla de datos.

La figura que se observa a continuación permite determinar a “golpe de vista”, como las ventas caen en ciertos meses del año, dato que está incluido en la tabla de la cual se alimenta el gráfico, pero no que no resulta tan notorio como la imagen.

Los gráficos en Excel son tratados como un OBJETO el cual puede ser modificado como tal, en aspectos como el tamaño, la ubicación y una serie de elementos que lo componen como leyendas, títulos, etc. En la versión Excel 2013 se han agregado nuevas funcionalidades a los gráficos como los tres íconos que aparecen arriba a la derecha por fuera del gráfico y que permiten de una forma rápida realizar modificaciones, adicionando o sacando elementos con el ícono +; cambiar los colores y diseños con el ícono pincel y filtrar el gráfico con el ícono embudo.

Pero vamos a comenzar desde un principio. Cuando tenemos una Tabla conteniendo datos en columnas y renglones, para poder convertir esos valores en un gráfico, debemos marcar toda la Tabla de datos (incluyendo los títulos de las columnas) e ir a la pestaña Insertar, haciendo clic en la misma, se nos presenta en la cinta una caja de opciones identificada con el nombre Gráficos.

En Excel 2013, como dijimos al principio, se ha enriquecido este sector y al usuario se les presentan nuevas opciones, como lo es la identificada como Gráficos recomendados, donde se abre una ventana con dos pestañas, una es la de gráficos recomendados y la otra de todos los gráficos. En esta nueva opción, Excel hace un trabajo previo selectivo para ayudar al usuario y le presenta los tipos de gráficos que para él son los mejores. No es obligatorio utilizar los recomendados, por eso existe la otra pestaña que permite elegir libremente entre todas las opciones de gráficos.

Es de destacar que los gráficos trabajan en una íntima relación con la tabla que los genera. Con esto queremos decir que cualquier cambio que se producto en alguna celda de la tabla y como consecuencia en los totales de la misma será actualizado automáticamente por el gráfico modificando el existente.

Usar un informe de gráfico dinámico para visualizar los datos de resumen en un informe de tabla dinámica y para ver fácilmente las comparaciones, patrones y tendencias. Tanto un informe de tabla dinámica como un informe de gráfico dinámico le permiten tomar decisiones informadas sobre datos críticos de su empresa. En las siguientes secciones se proporciona una descripción general de los informes de tabla dinámica y los informes de gráficos dinámicos.

¿Cómo insertar tablas dinámicas?

· Insertar tabla dinámica a partir de una tabla ya realizada: