ELABORACION DE TABLAS

·     ELABORACIÒN DE TABLAS

CONTENIDOS GENERALES:

TABLAS

FILTROS

CONFIGURACIÓN CELDAS

PROTECCIÓN DEL LIBRO

Tablas en Excel

Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.

¿Qué es una tabla en Excel?

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos.

En otras palabras, son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.

¿Cómo crear una tabla?

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.

Cambiar fácilmente el estilo de una tabla

Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de las Herramientas de tabla.

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.

Resaltar filas alternas de una tabla

Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares. Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.

Filtrar y ordenar datos de la tabla

Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como opciones de ordenamiento para cada columna.

 

      Celdas en Excel

Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.

CONFIGURAR CELDAS

Para configurar el formato de celda, presionamos Ctrl + 1.

Cada menú me permite hacer diferentes funciones:

Por ejemplo, en el menú NÚMERO tengo las siguientes opciones:

MONEDA: En opción SIMBOLO, escojo (Español, Ecuador) y damos clic en ACEPTAR. De tal manera que, al ingresar los números automáticamente aparecerá en dólar.

FECHA: Permite escoger el formato de fecha que se desea insertar a las celdas.

   

Hacer una columna de ejemplos con formato NUMERO.

no es necesario configurar una a una las celdas, podemos seleccionar un grupo y aplicar el formato para todas. Mantener pulsado el botón izquierdo del mouse en la esquina inferior derecha de la celda y arrastrar.

ALINEACIÓN DEL TEXTO:  permite alinear el texto de cada celda, podemos cambiar la orientación, justificar, centra, combinar celdas, entre otras opciones.

 

 

COMBINAR CELDAS: combina las celdas deseadas, de modo tal, que el texto aparecerá en dos o más celdas (de acuerdo a la elección del usuario).

FUENTE: nos permite modificar el texto; concierne tipo de letra, color, tamaño, efectos, entre otros.

 BORDES: nos permite aplicar un borde deseado según el usuario; por ejemplo, podemos aplicar colores (predeterminados o creados) y estilos.

RELLENO: nos permite escoger el color que más nos guste para utilizar de fondo en nuestra tabla, además de aplicar estilos diferentes.

 

      
    
    PROTEGER UN LIBRO

Protege el libro o una hoja, por ejemplo, para que se visualice información y no se pueda modificar.

Hay varias formas de poner contraseña al libro:

Una de las opciones es ir a la opción “guardar como”, seleccionar el destino, y en la pestaña “herramientas” seleccionar “opciones generales”.. nos aparecerá una ventana donde se ingresar una “contraseña de apertura”.

Al momento de querer abrir el libro, solicitara la contraseña de apertura, caso contrario no se podrá visualizar.

Otra alternativa es dirigirse a la opción “guardar como”, seleccionar el destino, y en la pestaña “herramientas” seleccionar “opciones generales”.. nos aparecerá una ventana donde se ingresar una “contraseña de escritura”.

Esta contraseña de escritura nos permite abrir el libro y modificarlo, pero no guardarlo.

Una vez seleccionado “ contraseña de escritura” se puede seleccionar también “acceso solo a lectura”.

Y aparecerá  la siguiente ventana cuando se desea abrir el libro.

·         INSERTAR TABLAS (otra opción)

Insertar tabla cuando ya se tiene un cuadro:

Damos click en la opción ESTILO y seleccionamos el estilo que se desea.

·         Insertar tabla utilizando CTRL T: seleccionamos la celda y presionamos Ctrl + T; una vez que aparece la ventana, damos click en   

y le ajustamos según el tamaño de la tabla que se desea insertar.

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·         FILTROS Y BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

Nos permite buscar información en hojas o libros extensos.

Presionando CTRL + B nos permite realizar una búsqueda, seleccionamos OPCIONES y aquí podemos delimitar la búsqueda.

El filtro funciona de 2 formas:

·         Buscar por medio de columnas, damos click en la pestaña y en la opción “buscar”, escribo la palabra que se desea buscar y va aparecer toda la información sobre la palabra que se digitó.

También nos permite realizar una búsqueda más específica, como se puede observar en la imagen, se puede especificar la información que se busca seleccionando de la lista.

 

 IMPORTANCIA  DE LOS FILTROS EN EXCEL.

Los Filtros en Excel es una de las herramientas más importante del programa. Proporciona una ventaja enorme a la hora de manejar una base de datos o una planilla con muchos datos que queremos ordenar o hacer que aparezcan de determinada forma, por ejemplo, por fecha, alfabéticamente, o simplemente los que cumplen determinada condición o son algo determinado.

Es decir, facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
 

IMPORTANCIA DE LA SEGURIDAD DE UN DOCUMENTO.

Aplicar seguridad a un documento es de suma importancia para los usuarios ya que les permite proteger los datos contenidos, de usuarios mal intensionados que puedan hacer mal uso de dicha información.