ELABORACIÓN DE GRÁFICOS

• ELABORACIÓN DE GRÁFICOS

ÍNDICE

JUSTIFICACIÓN

Dada la importancia del utilizo de gráficos para representar datos y saber interpretarlos de una manera más fácil, el presente trabajo investigativo se realiza con la finalidad de que el estudiante sea capaz de diseñar gráficos en Microsoft Office Excel; conozca su importancia y característica principales; además de, aprender a configurar los gráficos, a modificar su formato, tamaño  y los pasos para diseñarlos  a partir de los datos  que se tienen y las necesidades requeridas.

DESARROLLO

GRÁFICOS EN MICROSOFT OFFICE EXCEL

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.1

Microsoft Office Excel 2007 ya no incluye el Asistente para gráficos. En su lugar, para crear un gráfico básico puede hacer clic en el tipo de gráfico que desee en la cinta de interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. 

ELABORACIÓN DE GRÁFICOS

Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico. Después, solo tiene que seleccionar el tipo de gráfico que desea usar en la cinta de Office Fluent (en la pestaña Insertar del grupo Gráficos).

1. Datos en la hoja de cálculo

2. Gráfico creado con los datos de la hoja de cálculo

Excel ofrece muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos de forma comprensible ante una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo, gráficos de columnas o circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas apiladas o gráficos circulares 3D). También puede crear un gráfico combinado al utilizar varios tipos de gráficos en uno solo.

Ejemplo de gráfico combinado que usa un gráfico de columnas y uno de líneas.

ELEMENTOS DE LOS GRÁFICOS

Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y otros se pueden agregar según las necesidades. Para cambiar la presentación de los elementos del gráfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del gráfico o cambiar su tamaño o su formato. También puede eliminar los elementos del gráfico que no desee mostrar.2

1. El área del gráfico.

2. El área de trazado del gráfico.

3. Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráfico.

4. Los eje horizontal (categorías) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico.

5. La leyenda del gráfico.

6. Un título de eje y de gráfico que puede agregar al gráfico.

7. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.

PASOS PARA CREAR UN GRÁFICO

PASO N°1 CREAR UN GRÁFICO BÁSICO

• En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente los datos que están organizados en las filas o columnas de una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica.

• En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.

• Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor modo de trazar los datos en el gráfico.

• En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.

• Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráficos para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos de gráfico y subtipos de gráfico disponibles y, a continuación, haga clic en los que desee usar.

• De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente.

• Haga clic en el gráfico incrustado para seleccionarlo.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.

• Seleccione dónde desea colocar el gráfico escoger el destino deseado.

PASO N°2 CAMBIAR EL DISENO O EL ESTILO DE UN GRÁFICO

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto de forma instantánea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puede aplicarle rápidamente un diseño y un estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseños y estilos predefinidos (o diseños y estilos rápidos) muy útiles, si fuera necesario, puede personalizarlos aún más cambiando manualmente el diseño y el formato de cada uno de los elementos del gráfico.

Agregar un díselo de gráfico predeterminado

• ·Haga clic en el gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee usar.

Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los diseños de gráfico estarán disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.

Aplicar un estilo de gráfico predeterminado

• ·  Haga clic en el gráfico al que desee dar formato mediante un diseño predefinido.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• ·  En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee usar.

Cuando el tamaño de la ventana de Excel esté reducido, los estilos estarán disponibles en la galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de gráfico.

Cambiar manualmente el diseño de elementos del gráfico

• Haga clic en el gráfico o elemento de gráfico cuyo diseño quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionarlo de una lista de elementos de gráfico.

• Haga clic en cualquier parte del gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

• En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha que hay al lado de Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento de gráfico que desee.

• En la pestaña Diseño, en el grupo Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el elemento de gráfico que desee modificar y, a continuación, en la opción de diseño que desee.

Cambiar manualmente el formato de elementos del gráfico

• Haga clic en el gráfico o elemento de gráfico cuyo diseño quiera modificar, o haga lo siguiente para seleccionar un elemento de una lista de elementos de gráfico.

• Haga clic en un gráfico para mostrar las Herramientas de gráficos.

• En la pestaña Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha que hay al lado de Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento de gráfico que desee.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Formato, siga uno de estos pasos:

• Para dar formato a un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

• Para dar formato a la forma de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos de formas y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

• Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del gráfico seleccionado, en el grupo Estilos de WordArt, haga clic en un estilo. También puede hacer clic en Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuación, seleccionar las opciones de formato que desee.

Nota:  

Después de aplicar un estilo de WordArt, este no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de WordArt que aplicó, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido para volver al formato de texto anterior.

PASO N°3 AGREGAR O QUITAR TÍTULOS O ETIQUETAS DE DATOS

Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos, por ejemplo títulos de gráfico y de eje. Generalmente pueden agregarse títulos de eje a todos los ejes que se pueden mostrar en un gráfico.

Puede vincular también los títulos de gráfico al texto correspondiente de las celdas de la hoja de cálculo creando una referencia a esas celdas. Los títulos vinculados se actualizan automáticamente en el gráfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de cálculo.

Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos a los puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.

Agregar un título a un gráfico

• Haga clic en el gráfico al que desea agregar un título.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico.

• Haga clic en Título superpuesto centrado o Encima del gráfico.

• En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el texto que desee.

Agregar etiquetas de datos

En un gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las series de datos, haga clic en el área del gráfico.

• Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos, haga clic en cualquier lugar de la serie de datos que desee etiquetar.

• Para agregar una etiqueta de datos a un único punto de datos de una serie de datos, haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee etiquetar y, a continuación, haga clic en el punto de datos que desee etiquetar.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a continuación, haga clic en la opción de presentación que desee.

• Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependerán del tipo de gráfico que utilice.

Quitar títulos o etiquetas de datos a un gráfico.

• Haga clic en el gráfico.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para quitar un título de gráfico, haga clic en Título del gráfico y luego en Ninguno.

• Para quitar un título de eje, haga clic en Rótulos del eje, luego en el tipo de título de eje que quiera quitar y finalmente en Ninguno.

• Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.

• Para quitar rápidamente un título o una etiqueta de datos, haga clic en él y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.

PASO N°4 MOSTRAR U OCULTAR UNA LEYENDA

Cuando se crea un gráfico, este muestra una leyenda; sin embargo, puede ocultarla o cambiar su ubicación después de crear el gráfico.

• Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas haga clic en Leyenda.

Siga uno de estos procedimientos:

• Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno.

• Para quitar rápidamente una leyenda o la entrada de una leyenda de un gráfico, puede seleccionarla y, a continuación, presionar SUPRIMIR. También puede hacer clic con el botón secundario en la leyenda o en una entrada de leyenda y luego hacer clic en Eliminar.

• Para mostrar una leyenda, haga clic en la opción de presentación que desee.

PASO N°5 MOSTRAR U OCULTAR LOS EJES DEL GRÁFICO O DE LAS CUADRÍCULAS 

Cuando se crea un gráfico, en la mayoría de los tipos de gráfico se muestran ejes principales, que se pueden activar o desactivar según sea necesario. Al agregar ejes, puede especificar el nivel de detalle que desee que muestren.

Para facilitar la lectura de un gráfico, puede mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula, horizontales y verticales, que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se extienden a través del área de trazado del gráfico.

Mostrar u ocultar los ejes principales.

• Haga clic en el gráfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos procedimientos:

• Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en la opción de presentación de eje deseada.

• Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.

• Para especificar opciones detalladas de escala y presentación de los ejes, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un gráfico 3D) y luego haga clic en Más opciones del eje horizontal primario, Más opciones del eje vertical primario o Más opciones del eje de profundidad.

Mostrar u ocultar las líneas de cuadrículas

• Haga clic en el gráfico al que desea agregar líneas de cuadrícula.

• De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

• En la pestaña Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Líneas de la cuadrícula.

Haga lo siguiente:

• Para agregar líneas de cuadrícula horizontales al gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje horizontal secundario, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria.

• Para agregar líneas de cuadrícula verticales al gráfico, elija Líneas verticales de la cuadrícula primarias y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Si el gráfico contiene un eje vertical secundario, también puede hacer clic en Líneas verticales de la cuadrícula secundaria.

• Para agregar líneas de cuadrícula de profundidad a un gráfico 3D, elija Líneas de cuadrícula de profundidad y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Esta opción solo está disponible cuando el gráfico seleccionado es un gráfico 3D real, como un gráfico de columnas 3D.

• Para ocultar las líneas de cuadrícula de un gráfico, elija Líneas horizontales de la cuadrícula primarias, Líneas verticales de la cuadrícula primarias o Líneas de cuadrícula de profundidad (en un gráfico 3D) y, a continuación, haga clic en Ninguna. Si el gráfico tiene ejes secundarios, también puede hacer clic en Líneas horizontales de la cuadrícula secundaria o Líneas verticales de la cuadrícula secundaria y luego en Ninguna.

• Para quitar rápidamente las líneas de cuadrícula de un gráfico, selecciónelas y presione SUPRIMIR.

PASO N°6 MOVER UN GRÁFICO O CAMBIAR SU TAMAÑO 

Puede mover un gráfico a cualquier punto de una hoja de cálculo o a otra hoja de cálculo nueva o existente. También puede cambiar el tamaño del gráfico para un mejor ajuste.

Mover un gráfico

• Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que desee.

Cambiar el tamaño de un gráfico

• Para cambiar el tamaño de un gráfico, siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño hasta el tamaño que desee.

• En la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el cuadro Alto de forma y Ancho de forma.

Sugerencia: 

• Para obtener más opciones de cambio de tamaño, en la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en Selector de cuadro de diálogo  . 
• En el cuadro de diálogo Tamaño y propiedades, en la pestaña Tamaño, puede seleccionar opciones para cambiar el tamaño, la orientación o la escala del gráfico. 
• En la pestaña Propiedades, puede especificar cómo desea que se modifique la posición o el tamaño del gráfico en relación con las celdas de la hoja de cálculo.

PASO N°7 GUARDAR EL GRÁFICO COMO PLANTILLA

Si desea crear otro gráfico como el que acaba de crear, puede guardar el gráfico como una plantilla que pueda usar como base para otros gráficos similares.

• Haga clic en el gráfico que desea guardar como plantilla.

• En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.

• En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

Sugerencia:

A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla (.crtx) se guarda en la carpeta Gráficos y la plantilla estará disponible en Plantillas en el cuadro de diálogo Insertar gráfico (pestaña Insertar, grupo Gráficos, Selector de cuadro de diálogo  ) y en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico (pestaña Diseño, grupo Tipo, Cambiar tipo de gráfico).

CONCLUSIÓN

Durante el desarrollo de este trabajo investigativo se determinó la importancia del uso de los gráficos en Microsoft Office Excel dentro de la organización e interpretación de los datos; además de, aprender a diseñar un gráfico paso a paso, modificar su formato, tamaño, ubicación, elementos y determinar las funciones de cada uno de ellos etc.

El aprendizaje adquirido es de gran valor debido a que, esta herramienta es una de las más utilizadas en el mundo. Su importancia radica en que, permite a las personas no especializadas, interpretar mejor lainformación, haciéndola más entendible e interesante. Aún cuando presentan una cantidad limitada de datos y cifras  aproximadas, permite reforzar los argumentos o conclusiones que una investigación  presente proporcionando una idea generalizada de los resultados.

BIBLIOGRAFÍA

• Microsoft, Support Office. EEUU. Citado el 13 de junio del 2016. Disponible desde: https://support.office.com/en-us/article/Create-a-chart-0baf399e-dd61-4e18-8a73-b3fd5d5680c2?ui=en-US&rs=en-US&ad=US 

• Microsoft, Support Office. EEUU. Citado el 13 de junio del 2016. Disponible desde: https://support.office.com/en-us/article/Create-a-chart-0baf399e-dd61-4e18-8a73-b3fd5d5680c2?ui=en-US&rs=en-US&ad=US