MACROS

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 ¿QUÉ SON LAS MACROS?

Son una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra forma, una macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.

IMPORTANCIA:

El uso de las macros en Excel es muy importante para el usuario ya que éstas nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

VENTAJAS QUE APORTA EL USO DE LAS MACROS

• Permiten automatizar trabajo Excel manual para que se haga en 1 click!

• Permiten crear nuevas funciones y cálculos Excel a medida

• Permiten expandir las prestaciones de Excel con nuevas herramientas y soluciones

• Permiten crear aplicaciones en Excel más profesionales y automatizadas

• Con las macros te puedes ahorrar cientos de horas de trabajo Excel manual.

¿Cómo crear una macro?

En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de creación.

Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.

Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros.

Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y de las cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.

Ejemplo de Macros.

La automatización de tareas mediante macros vba en Excel nos otorgan numerosas ventajas como lo son la erradicación de errores de cálculos humanos, ahorro de tiempo de trabajo, resolución de cálculos complejos, eficacia, eficiencia....

Para observar las numerosas ventajas que proporcionan las macros, pongamos un ejemplo sencillo de una tarea repetitiva, imaginemos que todos los lunes al llegar al trabajo, debemos de realizar un informe acerca de los precios y códigos (referencias) actuales de los productos de la empresa, para ello disponemos de un report con el siguiente formato:

Automatización de Informes con Macros Excel.

En la primera fila tenemos el nombre del producto, en la fila inferior la referencia del producto, la fila posterior el precio y finalmente la siguiente fila esta en blanco, así sucesivamente hasta 500 productos:

Formato inicial.

El informe a presentar se ha de agrupar todos los productos en una única columna, representado en las columnas contiguas la referencia y precio de cada producto:

Formato final.

Analizando el proceso, si se realizara manualmente dicho trabajo deberíamos de hacer los siguientes pasos para cada producto:

1.    Seleccionar la referencia del producto

2.    "Cortar" la referencia

3.    Pegarla en la celda contigua a la del nombre del producto

4.    Seleccionar el precio del producto

5.    "Cortar" el precio

6.    Pegarlo en la celda contigua a la referencia del producto

7.    Seleccionar las filas que estén en blanco

8.    Borrar las filas